Lässt sich mit SAP die Liefertreue einfach auswerten?

In vielen Unternehmen ist es wichtig, die Liefertreue auszuwerten. Da viele Kunden die Liefertreue als ein wesentliches Bewertungsmerkmal der Lieferantenbewertung verwenden, ist es wichtig, eine eigene Sicht auf die Liefertreue zu entwickeln. So sind zusätzlich zu den häufig nur einmal jährlich zur Verfügung stehenden Spiegelbildern regelmäßige Bewertungen möglich.

Da in vielen Unternehmen die Software SAP als ERP-System im Einsatz ist, drängt sich die Frage auf: Mit welcher Transaktion wird die Liefertreue in SAP gemessen?

Definition Liefertreue

Zunächst ist der Begriff Liefertreue  zu bestimmen. Laut Wikipedia ist Liefertreue definiert für Aufträge, wie der Liefertermin,der zum Zeitpunkt der Auftragserfassung gilt, bei Lieferung eingehalten wurde. In Wikipedia wird unterschieden nach Liefertreue zum Kundenwunschtermin und Liefertreue zum 1. bestätigten Termin. Die Liefertreue zum Kundenwunschtermin misst, inwieweit die Erwartungen aus Sicht des Kunden eingehalten werden. Die Liefertreue zum bestätigten Termin zeigt an, wieweit die vereinbarten Termine vom Unternehmen gehalten werden.Diese Definition muss in verschiedene Richtungen verfeinert werden, um eine endgültige Definition zu erreichen.

Messung Liefertreue in SAP

Kann in SAP die Liefertreue zum Kundenwunschtermin mit einer Transaktion gemessen werden? Im Standardumfang gibt es diese Kennzahl leider nicht, aber auch die Liefertreue zum bestätigten Termin lässt sich mit den von SAP gelieferten Hilfsmittel nicht direkt messen. Es gibt viele Auswertetools, die helfen, die Liefertreue zu berechnen und zu bestimmen. Doch eine detaillierte Betrachtung zeigt: Eine genaue Messung bezüglich dieser Kriterien ist in SAP unmöglich.

Probleme bei Liefertreuemessung in SAP

Wo ist das Problem mit dieser wichtigen Kennzahl in SAP? Das erste Problem ist, dass SAP zwar den Eintrefftermin beim Kunden als Wunschtermin erfasst bzw. als Datum für die Terminbestätigung berechnet. Aber der Ist-Eintrefftermin ist im SAP in der Datenbank nicht vorgesehen, und viele Unternehmen erfassen den tatsächlichen Eintrefftermin beim Kunden nicht. Also kann genau genommen die Sicht des Kunden “Wird der von mir gewünschte Liefertermin eingehalten” nicht gemessen werden. Weder bezogen auf den Wunschtermin noch auf den bestätigten Termin.

Das zweite Problem ist die Bestimmung des Kundenwunschtermins. In einem Auftrag wird der Kundenwunschtermin nur im Auftragskopf erfasst. Wenn ein Auftrag aus mehreren Positionen mit unterschiedlichen Einteilungen besteht, gibt es in SAP nur einen Kundenwunschtermin für alle Positionen und Einteilungen eines Auftrags. Ein Verschieben, ein Umschieben, eine Veränderung einer Position, auch wenn vom Kunden gewünscht, führt sofort zu einer Überschreibung der Solltermine. Nur durch umständliches Auswerten der Terminhistorie lassen sich die ersten eingegebenen Daten pro Position auswerten, spätere Verschiebungen können nicht ausgewertet werden. Wenn Positionen zu unterschiedlichen Zeitpunkten geliefert werden sollen, dann ist das Feld Kundenwunschtermin nicht hilfreich.

Eine so wichtige Auswertung wie die Kundenliefertreue kann daher nur über Hilfsmittel angenähert werden

Annäherungen in SAP zur Liefertreue-Berechnung

Da in SAP die Eintrefftermine nicht erfasst werden, ist die Lieferkette auf den letzten verfügbaren Messpunkt zurückzuverfolgen. Aus den Daten Kundenwunschtermin, Bestätigter Termin und Tatsächlicher Termin läßt sich als letztes das Warenausgangsdatum bestimmen. Auch wenn das Kundenwunsch-Ausgangsdatum nicht in der Datenbank enthalten ist, lässt es sich aus den Daten berechnen, das geplante Warenausgangsdatum und das tatsächliche Warenausgangsdatum lassen sich pro Lieferposition bestimmen.

Mit dem Ansatz Liefertreue zum Warenausgangsdatum lassen sich eine gute Annäherung zur Liefertreue bestimmen. Unter der Annahme, dass die Liefertreue der Spedition ausreichend hoch ist und die Transportzeit zum Kunden akkurat gepflegt ist, lassen sich damit die Termineinhaltung bewerten.

Fazit

Eine Standard-Transaktion zur Liefertreuebewertung gibt es in SAP nicht. Die Liefertreue lässt sich in SAP zwar nicht zum Kundeneintrefftermin bewerten, aber es sind einige Auswertungen zum Warenausgangsdatum möglich. Mit dieser Auswertung ist es möglich, die eigene Liefertreue zu bewerten und den Erfolg der Maßnahmen zu bewerten. Denken Sie daran: Der Wert einer Analyse ist nur dann erreicht, wenn die daraus abgeleiteten Maßnahmen erfolgreich umgesetzt sind.

In unseren Projekten habe ich immer wieder Überraschungen zur Liefertreue erlebt. Deshalb ist es extrem wichtig, diese Liefertreue möglichst tagesgenau zu messen und täglich zu analysieren.

 

Stammdatenpflege – Warum?

In den letzen Jahren habe ich immer wieder festgestellt: Viele Unternehmen beschweren sich über die fehlende Unterstützung in den EDV-Systemen. Wenn ich näher die fehlende Unterstützung bewerten will, dann stellen sich häufig eklatante Lücken in den Stammdaten heraus.

In einem Projekt war die Forderung nach einem neuen Steuerungssystem. Das bestehende System unterstützt die Rüstoptimierung nicht. Nach einer Analyse der Ausgangssituation wurde schnell klar: Die Daten für die Rüstoptimierung sind nicht im bestehenden System vorhanden und auch nirgends dokumentiert. Die fehlende Berücksichtigung im Istsystem war schon allein darin begründet, dass die Daten zum Rüsten nicht im System gepflegt.

In einem anderen Projekt war es nicht möglich, im System Termine zu vergeben. Basis für das Problem waren wieder fehlende Stammdaten. Zwei unterschiedlichen Materialien hatten die gleiche Materialnummer. Mit dieser Nummer können nun keine automatischen Aussagen für die unterschiedlichen Sorten gemacht werden.

An diesen Beispielen wird schnell klar, die Stammdaten sind der Lebensnerv für die ERP-Systeme. Richtige Stammdaten unterstützen die richtigen Prozesse. Die richtige Pflege ist wichtig und es ist sehr entscheidend, die richten Datenstrukturen zur Unterstützung der Abläufe zu pflegen.

Supply Chain Planung und Steuerung – ist das ohne Excel möglich?

Wenn eine Liste der am häufigsten eingesetzten Softwaretools für die Planung und Steuerung für die Supply Chain erstellt wird, dann steht die Software Excel auf einem der vorderen Plätze. Fast in allen Unternehmen werden Listen mit Excel erstellt oder mit Excel aufbereitet  oder Excel berechnet Prioritäten oder Reihenfolgen oder wird für die Planung als Planungstool eingesetzt.

In einem Unternehmen wird im Vertrieb die Planung in SAP vorbereitet, in Excel heruntergeladen, in Excel von den Vertriebsleuten bearbeitet und dann – Händisch!- aus Excel in SAP übertragen, um dann von der nächsten Abteilung im ersten Schritt von SAP in Excel heruntergeladen zu werden. Vielleicht ist es unnötig zu sagen, aber auch die Auftragstermine können in Excel erstellt werden, um sie dann in das SAP zu übergeben.

Probleme der Planungs- und Steuerungssysteme

Viele Planungs- und Steuerungssysteme sind über den Stand der ursprünglichen PPS-Systeme nicht herausgekommen.Es gibt drei wesentliche Probleme in vielen Systemen:

• Infinite Kapazitäten
• Termine in der Vergangenheit
• Falsche Stammdaten

Die Systeme berechnen in einer Reihenfolge Materialbedarfe und dann daraus Produktionsbedarfe. Häufig wird mit “infiniten Kapazitäten” gerechnet, was nichts anderes bedeutet, dass das System davon ausgeht, dass jede beliebige Menge zu jedem beliebigen Zeitpunkt produziert werden kann – was aber viele Lieferanten und viele Maschinen gar nicht können. Selbst wenn die hundertfache Menge des Materials zum Bedarfszeitpunkt an der Maschine ist – wenn der Produktionsprozess 1 Stunde je Einheit dauert, kann die Maschine nicht mehr als 24 Einheiten pro Tag produzieren. Auch wenn das System geplant hat, dass 2400 Einheiten gefertigt sind.

Der zweite Problembereich sind Termine in der Vergangenheit. Wenn der Auftrag zu spät eingelastet wird, ergibt sich – wegen der Durchlaufzeitkette und bei langen Wiederbeschaffungszeiten – ein Termin in der Vergangenheit. Eigentlich hätte die Produktion bereits vor 2 Wochen produzieren sollen, so ist die Aussage die aus diesen Systemen kommen. Nach außen wird begründet: So werden die Prioritäten für die Fertigung deutlich, da in der Reihe des Rückstandes gearbeitet wird und nun die Aufträge bezüglich ihrer Dringlichkeit bearbeitet werden.

Wenn dann die Stammdaten nicht richtig gepflegt sind, dann sind die Probleme noch deutlich größer. Fehler in der Stückliste, fehlende Arbeitsvorgänge oder falsche Strukturen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um die Daten fehlerhaft abzubilden und von diesen Daten dann eine richtige Steuerung zu erwarten.

Mit diesen Problemen können die ERP-Systeme selten das liefern, was von ihnen erwartet wird: Verlässliche Termine und eine Hilfe für die Produktion.

Auftritt Excel als Hilfsmittel

Natürlich kann die Produktion mit Daten aus den oben genannten Systemen nicht arbeiten. Also muss eine einfache Hilfe her. Häufig kann mit einer eigengestrickten Lösung in Excel ein Großteil der Probleme umgangen werden, es gibt eine bessere Aussage, bessere Informationsaufbereitung und schnellere Antworten.

Excel – manchmal als “Datenverarbeitung für Arme” verspottet – hat viele Vorzüge. Es können schnell Ergebnisse erreicht werden, die Ergebnisse können kontinuierlich verbessert werden. So können schnell Informationen für die Produktion aufbereitet werden.

Grundsätzlich ist ein Excel-Tool als Prototyp-Tool für die Umsetzung sehr hilfreich – es darf nur kein Prototyp-Tool bleiben. Vielmehr muss die Erfahrung aus dem Excel in die ERP-Systeme zurückfließen – und dabei gilt es, die Probleme, die mit Excel gelöst werden, in den ERP-Systemen zu lösen. Das Problem mit den Excel-Lösungen ist die Dezentralität und Abkopplung. Die Daten fließen in der Regel über Schnittstellen in das Excel (manchmal leider auch nur händisch), aber nie wieder zurück in das ERP. So können die Daten in Nachfolgeabteilungen nicht genutzt werden, die im Excel der Vorgängerabteilung schon eindeutig abzulesen sind.

Steuerung und Planung kann funktionieren – erfordert aber wesentliche Entscheidungen

Eine typische Ursache für diese Probleme sind fehlende Entscheidungen und Abstimmungen. Statt einmalig Regeln zu definieren und in den Systemen zu etablieren, werden durch die anderen Systeme Entscheidung ad-hoc betrieben. Die größere Freiheit führt aber zu vielen Abwicklungsproblemen. Nur wenige Unternehmen sind in der Lage, die Ursachen für Lieferprobleme mit Rückstand, Verspätungen, hohen Lagerbeständen und Materialengpässen in fehlender Planung und Steuerung zu identifizieren – und vor allen Dingen: Die Systeme so anzupassen, dass eine nachhaltige Lösung entsteht. Wenn Sie Ihre Planungs- und Steuerungsprobleme diskutieren wollen, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.

Integrierte Prozesse – trotz Internet oder IT?

Viele Informationstechnik(IT)-Lösungen unterstützen die Unternehmen bei der Durchführung ihrer Prozesse. Aber in vielen Fällen endet die Prozessintegration an den Unternehmensgrenzen. Obwohl es zahlreiche Lösungen für das Internet gibt und auch zahlreiche Werkzeuge, wie das Business Process Management (BPM), sind bei vielen Unternehmen die Supply Chain Prozesse nicht mit Kunden und Lieferanten integriert.

Definition der IT-integrierte Prozesse

Unter IT-integrierten Prozessen verstehe ich Prozesse, bei denen aus einer Aktion eines IT-Systems eine Reaktion in einem anderen IT-System angestossen wird und die nachfolgende Antwort des zweiten IT-Systems vom ausgehenden System ohne manuelle Intervention verarbeitet werden kann. So z.B. wenn ein EDV-System für ein Commodity-Produkt einen Liefertermin bei zwei Lieferanten systemunterstützt erfragt, von beiden Lieferanten innerhalb von wenigen Minuten eine Antwort aus deren SCM-Systemen erhält und abhängig vom kürzeren Liefertermin bei einem der beiden Lieferanten dann die Bestellung auslöst, eine Bestellbestätigung erhält und diese Information in der Auftragsabwicklung verwendet.

Auch wenn dieser Prozess einfach klingt, wird dieser Prozess nur bei sehr wenigen Unternehmen vollständig von der IT unterstützt. Die meisten Systeme sind nicht darauf ausgelegt, eine durchgängige Prozesskette über Unternehmensgrenzen auszuführen. An den Schnittstellen zu einem anderen System werden die Informationen zwar per Rechner aufbereitet, aber in den wenigsten Fällen so, dass der Rechner auf der Gegenseite diese Information automatisch verarbeiten kann. Wenn die Daten über abgestimmte Datenfernübertragungsschnittstellen  (Electronic Data Interchange – EDI) an die Lieferanten übertragen werden, dann kann ein empfangendes System erst nach einer Weile diese Information aufnehmen, da die Verarbeitung der Daten in der Regel im Batch erfolgt und daher zeitversetzt geschieht. Dann werden im Lieferanten-System verschiedene Aktionen ausgeführt und eine Antwort gesendet, die nun auch vom ersten System in Quasi-Echtzeit zu verarbeiten sind.

Selbst in der EDI-Kette in der Automobilindustrie ist das Aussenden der Informationen in der Regel eine Einbahnstraße – Die Informationen werden von einem System an das andere gesendet, das zweite System sendet eine Empfangsbestätigung für die Information, aber keine inhaltliche Antwort zurück. Der Prozess ist deutlich schneller und weniger fehleranfälliger, aber nicht durchgängig, da die inhaltliche Antwort nicht in nahezu Echtzeit zurückgehen kann.

Einsatz von Webportalen

Wenn eines der beteiligten Unternehmen ein Webportal einsetzt, ist der Weg durch einen Medienbruch gekennzeichnet. In den meisten Fällen muss ein Mitarbeiter die Daten manuell abrufen, um die Daten verarbeiten zu können. Diese Abfrage ist in den seltensten Fällen genau zu dem Zeitpunkt, zu dem die Information erzeugt wurde. Auch wenn automatisierte Tools zur Auslesung der Daten aus den Webportalen genutzt werden, sind die Informationen nicht online verfügbar – denn in diesen Fällen wird nur in bestimmten Zeitabständen die Information gelesen.

In vielen Fällen kann die Antwort auch nicht im Webportal dann eingetragen werden, so dass viele Weblösungen Einbahnstraßen sind. Häufig werden dann die bekannten anderen Wege – Fax, Email oder Brief – genutzt, um den Kunden über die Ergebnisse zu informieren.

Handlungsbedarf

Das Umsetzen rechnerintegrierter Prozesse erfordert eine neue Herangehensweise an IT-Systeme. Die Nutzung von BPM-Systemen schafft einen ersten Schritt in Richtung von modernen Lösungen, die aber mit vielen Schnittstellen eine fragile Integration schaffen. Neben einer stärkeren Standardisierung von Schnittstellen sind ereignisgesteuerte Anwendungen erforderlich. Während die Desktop-Systeme durch die graphischen Benutzeroberflächen sehr stark ereignisorientiert aufgebaut sind, müssen die IT-Systeme für Unternehmen sich stärker diesem Paradigma nähern, damit die IT-integrierten Prozesse schneller Realität werden. Auch wenn die Anforderungen einfach klingen, ist die Umsetzung ein langer, harter Weg…

Prozesse und IT-Systeme optimieren

In einigen Supply Chain Management Projekten kommt es häufig zu der Frage: Wie kann ich den Prozess optimieren? Insbesondere, weil SAP (oder ein anderes IT-System) im Einsatz ist. Es ist immer wieder eine gro0e Überraschung, wie Unternehmen mit einem ERP-System ihre Prozesse abwickeln und die Vorteile des ERP-Systems nicht nutzen.

In vielen Unternehmen werden die Prozesse beschrieben und mit einer Dokumentation für ISO 9000 versehen. Dazu werden die Prozesse, wie beschrieben, im System implementiert. Häufig sind auch Altsysteme die Basis für die Implementierung von SAP gewesen oder es gibt Schnittstellen zu untergeordneten Systemen. Je nach Ausgangssituation lassen sich verschiedene Wege identifizieren, wie die Prozesse sich über der Zeit zu dem verändert ahben, was nun der aktuelle Stand ist.

In einigen Fällen ist die Abweichung zwischen dem gelebten Ist und den Möglichkeiten sehr groß. Wie kann ein Unternehmen die Potenziale aus einer Prozessoptimierung in einer vorgegebenen Systemlandschaft heben? Nur, wenn die Prozesse auf die Systemphilosophie ausgerichtet sind. Dazu sind die Prozesse auf die Möglichkeiten des ERP-Systems auszurichten.

Ich bin immer wieder erstaunt, wo Probleme entstehen. Sei es durch fehlende oder falsche Grunddaten, sei es durch falsche Stannmdaten im System oder über Jahre hinweg ver(schlimm)besserte Prozesse – es gibt wenige ERP-Implementierungen, die sich gleichen. Und eine Optimierung ist aus vielen Gründen nicht möglich, weil das Unternehmen sich in das ERP einzementiert hat und nun nicht mehr zeitnah Änderungen umsetzen kann – Aus dem Segen der EDV wird ein Fluch, da die Unternehmen sich nicht mehr schnell genug auf veränderte Randbedingungen einstellen können.