Mit SAP Lagerbestände senken

Viele produzierende Unternehmen verwalten ihre Lagerbestände in einem ERP-System, z.B. in SAP. Häufig tritt die Frage auf: Wie kann ich meine Bestände mit SAP senken?

SAP und Lagerbestände

Die ERP-Programme, wie SAP, bieten zahlreiche Funktionen, um Bestände zu verwalten und zu analysieren. Für die Analyse gibt es Bestandsreichweitenberichte und viele Möglichkeiten, die Bestandsdaten auszuwerten. Aber einen Programmbefehl: „Lagerbestand senken!“ gibt es in den Programmen nicht.

Warum nicht, mag mancher sich fragen. Die Antwort ist naheliegend: SAP ist ein Abwicklungssystem, es wickelt Transaktionen ab. Der Anwender (und die Berater beim Customizing) stellen die Prozesse zur Abwicklung ein und pflegen alle Dispositionsparameter und Eingaben, die SAP zur Abwicklung der Prozesse nutzt. Aber SAP gibt im Hilfesystem nur rudimentäre Antworten zu den Alternativen und deren Einsatz. Eine echte Hilfestellung im Sinne von „Wenn dieser Parameter gewählt ist, bedeutet dieses das“ gibt es im System nicht.

Es ist nicht erstaunlich, dass viele Unternehmen sich mit der Pflege der Dispositionsparameter schwertun. Eine Analyse von Materialstämmen verschiedener Firmen zeigt viel Unwissen. Es werden nur wenige Parameter genutzt, aber häufig auch Kombinationen, die zu unerwünschten Nebenwirkungen führen. Bei der Frage nach dem Grund für bestimmte EInstellungen höre ich immer wieder: Das ist bei der Systemeinführung so eingestellt worden….

Aktivitäten zur Lagerbestandssenkung

Wenn nun der Lagerbestand gesenkt werden soll, müssen die Ursachen bekämpft werden. Dazu gehört es die Treiber des Lagerbestands zu reduzieren, d.h. einerseits Datenpflege und andrerseits die Reduzierung der Zeiten. Zu letzterem ist bereits an anderer Stelle eingegangen worden.

Was bedeutet die Datenpflege im System: Das System soll nur realistische Daten enthalten. Wenn Kundenbedarfe in der Vergangenheit sind, dann ist der zugehörige Bestand auch im System. Also ist der erste Schritt zur Lagerreduzierung eine Umterminierung der Aufträge.

Der zweite Schritt ist die Pflege der Dispositionsparameter. Alle Teile müssen richtig gepflegt sein, Abkürzungen werden schnell bestraft. Die Pflege der Dispositionsparameter wirkt sich aber nur langsam aus: Bei Schnelldrehern sind Effekte schnell zu sehen, bei Langsamdrehern und Stehern dauert es extrem lange, bis sich falsche Dispositionsparameter überholt haben.

Weitere Bestandssenkung-Aktivitäten

Aber die wirkliche Arbeit findet außerhalbn von SAP statt. Alle Aktionen, die entweder der Bereinigung des Lagerbestands oder struktureller Änderungen dienen, finden in der Regel außerhalb der ERP-Systeme statt. Sei es die gezielte Analyse von Stehern oder Langsamdrehern, sei es der Entfall einer Lagerstufe. Man kann mit wenigen Schritten erhebliche Verbesserungen erreichen.

Wege aus der Krise – Lagerbestand senken heißt Liquidität steigern

In vielen Unternehmen wird auf die Finanzkrise mit wenigen Diskussionen reagiert. Es wird überprüft, wie die Kunden reagieren und dann darauf weitere Planung aufzubauen.

Im Rahmen der Finanzkrise ist es genauso wichtig, nun den Lagerbestand zu senken. Alle Möglichkeiten sollten ausgeschöpft werden, den Lagerbestand zu reduzieren. Insbesondere Fertigfabrikate und der Werkstattbestand sollte kritisch geprüft werden. Wenn jetzt die falschen Produkte hergestellt werden, dann liegen diese Produkte wie Blei im Lager und binden wertvolle Liquidität. Daher sollte nur das hergestellt werden, dass auch verkaufbar ist.

Hauptaufgabe ist es, das Auftragsbuch durchzugehen, und „Luftbestellungen“ und „Vorabreservierungsprojekte“ aus der Auftragsvorlage zu entfernen. Es sind nur Aufträge zu erfassen, die garantiert zu Umsatz werden, nicht nur ein Vielleicht. Dann können die ERP-Systeme genutzt werden, die notwendigen Bedarfe an die Lieferanten zu übermitteln. Dabei können Auftragsmengen schon massiv nach unten korrigiert werden, was einen Lagerbestandsaufbau später vermeidet.

Aber auch die Produktionsprozesse sollten überprüft werden. Wie können die Produkte schnellstmöglich durch die Produktion geschleust werden, damit die Kapitalbindung minimal ist. Wenn auch heute eine Durchlaufzeit vom Eisenerz bis zum fertigen Produkt von 81h nicht mehr möglich ist, wie es beim Ford Modell T zu verzeichnen ist, können Unternehmen ihre Durchlaufzeiten erheblich beschleunigen und so Kapital freisetzen.

Ich glaube, daß viele Unternehmen die Finanzkrise gut überstehen werden, wenn die Lagerbestände gesamtheitlich reduziert werden.

Was ist der richtige Zielwert für Lagerbestand?

In vielen Diskussionen kommt die Frage auf: Wieviel Lagerbestand ist richtig? Sind 4 Millionen Euro oder 10 Millionen Euro richtig? Die Diskussion geht an den wesentlichen Diskussionspunkten vorbei: Warum ist welcher Lagerbestand erforderlich.

Es ist klar, dass der Lagerbestand so niedrig wie möglich sein sollte. Aber über dieses Niveau sind zahlreiche Einwände aus verschiedenen Abteilungen vorhanden. In einem produzierenden Unternehmen möchte der Vertrieb einen möglichst großen Bestand an Fertigprodukten haben, damit Kundenaufträge schnell beliefert werden können. Die Produktion möchte möglichst viel Material haben, damit alle Aufträge bearbeitet werden können. Der Einkauf möchte alle Teile und Materialien versorgt haben, daher ist ein guter Lagerbestand wichtig.

Treiber für Lagerbestand

Meine Erfahrung zeigt, dass eine Reduzierung des Lagerbestands in vielen Unternehmen möglich ist, wenn die Treiber für den Lagerbestand verändert werden. Zu diesen Treiber gehören

• Zeit,
• Flexibilität,
• Produkt- und Teilevariantenvielfalt,
• Steuerungsmechanismen und
• Dispositionsparameter

Der wichtigste Treiber ist Zeit: Eine Reduzierung der Durchlaufzeit in der Produktion führt automatisch zu niedrigeren Fertigfabrikatebeständen, eine Reduzierung der Wiederbeschaffungszeiten kann bei richtiger Systemeinstellung die Materialbestände reduzieren.

Wenn Unternehmen in kürzester Zeit liefern sollen, dann ist Flexibilität erforderlich, um auf geänderte Marktbedingungen und Kundenanforderungen reagieren zu können. Flexibilität heißt für mich eine Stückzahl- und Mengenflexibiltät, verbunden mit einer Mixflexibilität, die ich im nächsten Punkt diskutiere. Wenn ein Unternehmen bei steigender Nachfrage die Supply Chain nicht auf einen neuen Betriebspunkt einstellen kann, dann entstehen Lieferzeiten und damit weitere Bestände in allen Teilen der Supply Chain danach. Wenn ein Lieferant seine Lieferzeiten erhöht, müssen die Kunden ihre Bestände erhöhen, damit sie ausreichend Bestand haben. Nur Unternehmen, die schnell reagieren können, können die Lieferzeiten bei unterschiedlichen Belastungen konstant halten und sich so Wettbewerbsvorteile bei den Kunden erarbeiten: Eine große Zuverlässigkeit.

Produkt- und Teilevarianten sind eine Ursache für erhöhte Bestände. Nur kurze Reaktionszeiten können gegen die ausufernden Bestände von Varianten wirken, denn wenn die Reaktionszeit kürzer als die Bestellzeit ist, dann kann ein Fertigfabrikatelager entfallen und somit eine teuere Lagerposition entfallen. Die effektivere (aber längere) Maßnahme ist die konstruktive Reduzierung der Varianten, die aber schwieriger zu erreichen ist.

Mit Steuerungsprinzipien, z.B. Build-to-order, und einer Optimierung der Dispositionsparameter kann ein Unternehmen auch die Bestände signifikant reduzieren.

Ziele für Lagerbestand

Aus Benchmarks werden viele Vergleichswerte für den Lagerbestand erzeugt. Wenn die Benchmarks auf einer vernünftigen Datenbasis beruhen und die Werte methodisch korrekt ermittelt wurden, dann sollte man diese Werte als Basis für Verbesserungen nutzen. Allerdings sind die Treiber für den Lagerbestand zu bewerten und dann aus diesen Werten Hinweise auf Verbesserungsmöglichkeiten gesucht werden.

Wichtiger als die Benchmarkwerte sind die Best Practices, die aus den Analysen ermittelt werden, um die Bestandswerte zu erreichen. Es ist schade, dass diese selten analysiert werden, und nicht systematisch analysiert werden. Der Grundsatz gilt:

Nur Kapieren geht über Kopieren

Viele Unternehmen müssen ihre Lagerbestandstreiber identifizieren, um den Lagerbestand zu reduzieren.

Das Lagerbestands-Ziel

Das Lagerbestandsziel ist wichtig, aber meines Erachtens können alle Unternehmen den Lagerbestand reduzieren. Allerdings müssen alle Beteiligten zusammenarbeiten, um die Prozesse zu ändern und damit die Bestände zu reduzieren.

Financial Engineering

also die punktgenaue Optimierung des Lagerbestands am Jahresende hiflt keinem Unternehmen, sondern führt nur zu einem großen Aufwand im Unternehmen (und häufig zu Lieferproblemen im neuen Jahr!).

Fast jedes Unternehmen kann die Bestände um 20% dauerhaft senken und gleichzeitig die gleiche Lieferfähigkeit erhalten, ist meine Überzeugung. Wenn Sie nicht daran glauben, kontaktieren Sie mich, dann können wir darüber reden, wie wir Sie beim Erreichen dieses Ziels unterstützen können.

Lagerbestandsreichweite senken

Bestand ist für viele Produktions- und Einkaufsmitarbeiter ein notwendiges Übel, für viele Finanzmitarbeiter aber ein rotes Tuch. In der Diskusssion zwischen allen Beteiligten ergeben sich immer wieder Fragen nach der richtigen Bestandsreichweite.

Gibt es einen Standard-Benchmark für Bestandsreichweite? Nein, die Reichweite ist branchenabhängig und abhängig von der Position in der Supply Chain. Als Zulieferunternehmen ist der Bestand an Fertigfabrikaten eher gering, als Investitionsgüterhersteller auch, als Konsumgüterhersteller deutlich höher, die unterschiedlichen Unternehmensformen haben unterschiedliche Bestandsreichweiten und Verteilung dieser Größen zwischen Rohmaterial, Halb- und Fertigfabrikate.

Aber alle Unternehmen können ihre Bestandsreichweite senken. Der wesentliche Einflussfaktor auf die Bestandsreichweite ist die Auffüllzeit. Je schneller die Reaktionsgeschwindigkeit in der Supply Chain, desto niedriger der Bestand. Je kürzer Wiederbeschaffungszeiten sind, desto geringer sind die die Bestände. Natürlich lassen sich bei einem regelmäßigen Verbrauch auch niedrige Bestände erreichen, aber leider sind die meisten Lagerbestände nicht durch einen regelmäßigen Bestand gekennzeichnet. Auch die Mindestbestellmengen und Rundungsfaktoren sind Einflußgrößen, die den Bestand senken. Je kleiner die durchschnittliche Losgrößen, desto niedriger der Bestand.

In der Regel bedeuten dieses massive Veränderungen in allen internen Prozessen – eine Prozessoptimierung, die den Bestand senkt, erfordert das Zusammenwirken vieler Beteiligter

Lagerumschlag oder Bestandsreichweite – Mit welcher Kennzahl den Bestand senken?

In den Unternehmen gibt es immer wieder die Diskussion, mit welchen Kennzahlen der Bestand bewertet werden soll. Neben dem absoluten Lagerwert werden der Lagerwert in % vom Umsatz, die Lagerumschlagsrate und die Bestandsreichweite definiert. Einige Unternehmen benutzen auch die Bestandsqualität.

Der absolute Lagerwert ist die primäre finanzielle Messgröße. Dabei werden alle Lagerbestände im Unternehmen – Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse und Erzeugnisse – wertmäßig addiert. Ob der Bestand gut oder schlecht ist, lässt sich aus der Zahl nicht erkennen. Der Wert ist häufig fraglich, da mit Pauschalwertberichtigungen bereits Korrekturen vorgenommen sind, die das wirkliche Problem verdecken.

Der Wert im % vom Umsatz ist schon ein erster Anhaltspunkt, wie gut der Lagerbestand ist. Je kleiner der Wert, desto besser der Lagerbestand. Analog wird die Lagerumschlagsrate gemessen: Umsatz geteilt durch Lagerbestand – Wie häufig wird das Lager im Durchschnitt umgeschlagen. Beide Kennzahlen haben ein Problem: Die beiden Bezugsgrößen passen nicht zueinander. Während der Lagerbestand zu Herstellkosten erfasst wird, sind im Umsatz zahlreiche weitere Positionen enthalten, so daß Äpfel mit Birnen verglichen werden.

Die Bestandsreichweite – Formel: Lagerbestand/Herstellkosten * 365 – ergibt eine bessere Aussage und diese kann auf Teilpositionen heruntergebrochen werden, ist somit auf vielen Ebenen nutzbar. Die Aussage sagt, wie lange das Lager für die Erzielung des Umsatzes reichen würde, wenn keine neue Nachversorgung kommt und die Lagerstruktur richtig ist. Vereinfacht gesagt: Wenn ich ein Zaun um das Lager ziehe, solange könnte theoretisch die Produktion laufen. Je niedriger die Bestandsreichweite, desto besser – aber wehe, wenn dann die Versorgung nicht stimmt. Deshalb sollte immer parallel die Liefertreue gemessen werden!

Ein Problem ist in vielen Unternehmen die richtige Lagerstruktur, also dass von allen Lagerpositionen die richtige Menge vorhanden ist und keine Langsamdreher oder Steher den Lagerbestand beeinflussen. Daher gibt es eine Kennzahl zur Bestandsqualität, die das Verhältnis von gutem Lagerbestand zum gesamten Lagerbestand misst. Bei der Anwendung dieser Kennzahl gibt es immer wieder großes Kopfschütteln, weil die Werte anfang abstrus erscheinen – Nach einer Lagerbestandsoptimierung sehen die Werte aber plötzlich vernünftig aus.

Nach meinen Erfahrungen kann man mit allen Kennzahlen den Bestand senken, ich nutze am liebsten die Bestandsreichweite, weil damit am leichtesten gravierende Verbesserungen errreicht werden können. In Projekten ist die Bestandsreichweite in wenigen Monaten um über 40% gesenkt worden – aber das ist harte Arbeit. Nur ohne eine Kennzahl wird ein derartiges Ziel nicht erreicht.

Lagerbestände senken

Bestand ist in vielen Unternehmen ein rotes Tuch. Für die Produktion wird viel Material benötigt, der Vertrieb fordert immer einen hohen Lagerbestand an Fertigfabrikaten und bei den Kaufleuten ist es gebundenes Kapital.

Das Problem in vielen Unternehmen ist nicht der Bestand, sondern die Bestandszusammensetzung. Es ist zuviel von dem falschen Material oder Produkten auf Lager. Langsamdreher oder Steher sind die Kennzeichen von falschen Prozessen und falscher Disposition.

Bei der Betrachtung des Bestandsverlaufs über das Jahr ergeben sich häufig zum Geschäftsjahresende erheblich niedrigere Bestände als im Rest des Jahres. Hier wird „Financial Engineering“ betrieben, aber keine dauerhafte Lagerbestandsreduzierung.

Eine effektive Lagerbestandssenkung erfordert geänderte Prozesse und eine andere Disposition. Da Lagerbestände bei den Herstellkosten nicht berücksichtigt werden, führt die Kostenrechnung zu vielen falschen Entscheidungen in Bezug auf den Lagerbestand. Darüber wird in einem anderen Beitrag mehr zu berichten sein.

Mit der Disposition lassen sich erhebliche Veränderungen im Bestand erreichen. Viele Unternehmen nutzen ERP-Systeme mit vielen Einstellparametern. In einem ERP-System gibt es z.B. ungefähr 60 Parameter für jede einzelne Materialnummer. Bei 16.000 Teilen ist die Chance 1:1.000.000, dass alle Parameter richtig sind. Für die Pflege dieser Parameter fehlt es häufig an Wissen, deshalb gibt es wenige Standardeinstellungen, die genutzt werden. Alleine mit einer Pflege der Dispositionsparameter lassen sich erhebliche Bestandsverbesserungen erreichen, die aber einen Zeitraum benötigen, bis sich die Auswirkungen zeigen.

Der Hauptstellpunkt sind geänderte Prozesse: Von einem besseren Planungsprozess bis zur Zeitverkürzung in allen ausführenden Prozessen lassen sich erhebliche Bestandsreduzierungen umsetzen. Dazu sind alle Prozesse von Anfang bis Ende auf den Prüfstand zu stellen. Jeder Prozessschritt ist kritisch zu hinterfragen und zu überprüfen, welche Zeitelemente eliminiert oder verzögert werden können.

Für den Bereich variantenreicher Produkte ist zu prüfen, ob die Prozesse in Richtung einer auftragsbezogenen Produktion geändert werden können. Damit kann im Extremfall die Lagerstufe Fertigprodukte komplett entfallen: Ein großer Lagerwert kann so vermieden werden.

Nur geänderte Prozesse und Dispositionsparameter bewirken eine Dauer eine Bestandssenkung. Häufig treten viele andere Probleme auf, die von den Lagerbeständen verdeckt werden. Diese Probleme gilt es genauso zu lösen, da andernfalls der Lagerbestand wieder in die Höhe schnellt.