Supply Chain Planung und Steuerung – ist das ohne Excel möglich?

Wenn eine Liste der am häufigsten eingesetzten Softwaretools für die Planung und Steuerung für die Supply Chain erstellt wird, dann steht die Software Excel auf einem der vorderen Plätze. Fast in allen Unternehmen werden Listen mit Excel erstellt oder mit Excel aufbereitet  oder Excel berechnet Prioritäten oder Reihenfolgen oder wird für die Planung als Planungstool eingesetzt.

In einem Unternehmen wird im Vertrieb die Planung in SAP vorbereitet, in Excel heruntergeladen, in Excel von den Vertriebsleuten bearbeitet und dann – Händisch!- aus Excel in SAP übertragen, um dann von der nächsten Abteilung im ersten Schritt von SAP in Excel heruntergeladen zu werden. Vielleicht ist es unnötig zu sagen, aber auch die Auftragstermine können in Excel erstellt werden, um sie dann in das SAP zu übergeben.

Probleme der Planungs- und Steuerungssysteme

Viele Planungs- und Steuerungssysteme sind über den Stand der ursprünglichen PPS-Systeme nicht herausgekommen.Es gibt drei wesentliche Probleme in vielen Systemen:

• Infinite Kapazitäten
• Termine in der Vergangenheit
• Falsche Stammdaten

Die Systeme berechnen in einer Reihenfolge Materialbedarfe und dann daraus Produktionsbedarfe. Häufig wird mit “infiniten Kapazitäten” gerechnet, was nichts anderes bedeutet, dass das System davon ausgeht, dass jede beliebige Menge zu jedem beliebigen Zeitpunkt produziert werden kann – was aber viele Lieferanten und viele Maschinen gar nicht können. Selbst wenn die hundertfache Menge des Materials zum Bedarfszeitpunkt an der Maschine ist – wenn der Produktionsprozess 1 Stunde je Einheit dauert, kann die Maschine nicht mehr als 24 Einheiten pro Tag produzieren. Auch wenn das System geplant hat, dass 2400 Einheiten gefertigt sind.

Der zweite Problembereich sind Termine in der Vergangenheit. Wenn der Auftrag zu spät eingelastet wird, ergibt sich – wegen der Durchlaufzeitkette und bei langen Wiederbeschaffungszeiten – ein Termin in der Vergangenheit. Eigentlich hätte die Produktion bereits vor 2 Wochen produzieren sollen, so ist die Aussage die aus diesen Systemen kommen. Nach außen wird begründet: So werden die Prioritäten für die Fertigung deutlich, da in der Reihe des Rückstandes gearbeitet wird und nun die Aufträge bezüglich ihrer Dringlichkeit bearbeitet werden.

Wenn dann die Stammdaten nicht richtig gepflegt sind, dann sind die Probleme noch deutlich größer. Fehler in der Stückliste, fehlende Arbeitsvorgänge oder falsche Strukturen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um die Daten fehlerhaft abzubilden und von diesen Daten dann eine richtige Steuerung zu erwarten.

Mit diesen Problemen können die ERP-Systeme selten das liefern, was von ihnen erwartet wird: Verlässliche Termine und eine Hilfe für die Produktion.

Auftritt Excel als Hilfsmittel

Natürlich kann die Produktion mit Daten aus den oben genannten Systemen nicht arbeiten. Also muss eine einfache Hilfe her. Häufig kann mit einer eigengestrickten Lösung in Excel ein Großteil der Probleme umgangen werden, es gibt eine bessere Aussage, bessere Informationsaufbereitung und schnellere Antworten.

Excel – manchmal als “Datenverarbeitung für Arme” verspottet – hat viele Vorzüge. Es können schnell Ergebnisse erreicht werden, die Ergebnisse können kontinuierlich verbessert werden. So können schnell Informationen für die Produktion aufbereitet werden.

Grundsätzlich ist ein Excel-Tool als Prototyp-Tool für die Umsetzung sehr hilfreich – es darf nur kein Prototyp-Tool bleiben. Vielmehr muss die Erfahrung aus dem Excel in die ERP-Systeme zurückfließen – und dabei gilt es, die Probleme, die mit Excel gelöst werden, in den ERP-Systemen zu lösen. Das Problem mit den Excel-Lösungen ist die Dezentralität und Abkopplung. Die Daten fließen in der Regel über Schnittstellen in das Excel (manchmal leider auch nur händisch), aber nie wieder zurück in das ERP. So können die Daten in Nachfolgeabteilungen nicht genutzt werden, die im Excel der Vorgängerabteilung schon eindeutig abzulesen sind.

Steuerung und Planung kann funktionieren – erfordert aber wesentliche Entscheidungen

Eine typische Ursache für diese Probleme sind fehlende Entscheidungen und Abstimmungen. Statt einmalig Regeln zu definieren und in den Systemen zu etablieren, werden durch die anderen Systeme Entscheidung ad-hoc betrieben. Die größere Freiheit führt aber zu vielen Abwicklungsproblemen. Nur wenige Unternehmen sind in der Lage, die Ursachen für Lieferprobleme mit Rückstand, Verspätungen, hohen Lagerbeständen und Materialengpässen in fehlender Planung und Steuerung zu identifizieren – und vor allen Dingen: Die Systeme so anzupassen, dass eine nachhaltige Lösung entsteht. Wenn Sie Ihre Planungs- und Steuerungsprobleme diskutieren wollen, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren.

Planung und Steuerung in der Supply Chain – Was ist der Unterschied?

In vielen Supply Chain Projekten kommen schnell Diskussionen auf, wenn über die Begriffe Planung und Steuerung gesprochen wird. Dabei werden sehr viele unterschiedliche Ansichten vertreten, die natürlich nicht zu einer gemeinsamen Interpretation.

In vielen Projekten ist somit in Diskussionen nicht klar, wann von Planung und wann von Steuerung gesprochen wird – die Verwirrung ist perfekt.

Definition von Planung und Steuerung in der Supply Chain

In der Supply Chain Planung werden Planinformationen betrachtet, d.h. es werden nicht nur die vorliegenden Aufträge, sondern auch Kundenschätzungen, Vertriebsschätzungen, Vorhersagen, Prognosen oder andere unsichere Informationen verwendet. Mit der Planung werden Kapazitäten dimensioniert und geprüft, ob die geplante Absatzmengen und die Produktstruktur mit den verfügbaren Kapazitäten abgedeckt werden können. D.h. es wird der mögliche Kundenbedarf (ohne Restriktionen) zunächst vom Vertrieb erfasst und dann mit den Kapazitäten und deren Verfügbarkeit abgestimmt. Ergebnis dieses Schrittes ist eine Grobaussage: Ja, wenn die Aufträge wie geplant kommen, kann die Supply Chain die Aufträge problemlos abwickeln. Oder es gibt Engpässe in den Bereichen X,Y und es sind folgende Maßnahmen erforderlich: Überstunden, Sonderschichten, Verlängerung der Lieferzeiten. Zur Planung werden alle vorhandenen Auftragsdaten verwendet, und diese werden um Planwerte oder Schätzungen ergänzt.

In der Steuerung werden Aufträge betrachtet, die aus konkreten Kundenaufträgen stammen. Hier werden Reihenfolgen und Prioritäten festgelegt und die Aufträge zu bestimmten Zeitpunkten den Ressourcen zugeordnet. Wenn die Planung richtig war und die Ergebnisse im ERP-System abgebildet waren, ist die Aufgabe der Steuerung einfach. Wenn es Abweichungen gibt, ist zu klären, ob die geplante Dimensionierung prinzipiell richtig ist oder ob die Planung überarbeitet werden muss.

Kurzgesagt findet die Steuerung mit Aufträgen und die Planung mit ergänzten Vorhersagen statt. Beide Prozesse haben unterschiedliche Betrachtungshorizonte und Eigenschaften. Aus der Planung werden die Handlungsrichtlinien für die nächsten Monate abgeleitet, in der Steuerung wird in den Leitplanken der Planung im konkreten Auftragsfall gearbeitet.

Mit dieser Unterscheidung können Planungs- und Steuerungsaktivitäten getrennt werden.

Nutzen in der Supply Chain

Mit einer funktionierenden Planung kann sichergestellt werden, dass ERP-Systeme, wie SAP, mit einer unbegrenzten Kapazitätseinlastung problemlos funktionieren können. Mit einer monatlich rollierenden Planung können Konflikte vermieden werden und frühzeitig gelöst werden. Nicht erst im Auftragsfall, sondern früher können zusätzliche Kapazitäten geschaffen werden.

Ergebnis sind häufig deutlich niedrigere Kosten und eine höhere Termintreue. Mit der gleichen Mannschaft können mehr Aufträge abgewickelt werden oder mit minimalen Differenzinvestitionen deutliche Verbesserungen erreicht werden.