Prozesse richtig verbessern

 

In den aktuellen Monaten stehen in Prozessverbesserungen im Vordergrund, um Kosten zu senken oder Bestände zu senken. Viele Unternehmen betrachten alle Prozesse und erhalten eine Liste von Veränderungsmöglichkeiten. Aber was soll getan werden? Sollen die Ausführungs- oder Planungsprozesse geändert werden? Oder die Steuerung der Prozesse? Oder muss gar die Überwachung verbessert werden?

Ebenen zur Prozessverbesserung

Prozesse lassen sich auf vier Ebenen verbessern:

  • Planung: Dimensionierung der Ressourcen für die Zukunft
  • Steuerung: Priorisierung, Zeitliche Reihenfolgefestlegung, Ablaufdefinition
  • Ausführung: Durchführung der Prozess-Schritte
  • Überwachung: Überpüfen des Erfolgs der Ausführungs-, Steuerungs- und Planungsebene

Die meisten Unternehmen können mit dieser einfachen Klassifizierung die Probleme eindeutig beschreiben, die verbessert werden sollen. Wenn die Prozesse unpünktlich ausgeführt werden, weil die Bearbeitungskapazität fehlt, sind in der Regel Planungsprobleme zu lösen, weil die Ressourcen nicht in der richtigen Kapazität zur Verfügung stehen.

Wenn die Auslastung schwankt, die Prozesse zwischenzeitlich zu hohe Pufferbestände aufweisen, dann sind häufig die Regeln zur Steuerung die Ursache für die Probleme. Angefangen bei falschen Parameter-Einstellungen im Steuerungssystem bis zu komplett falschen Steuerungsphilosophien lassen sich unterschiedliche Gründe für Fehlleistungen finden.

Wenn die Qualität der Prozessergebnisse sehr stark schwankt, dann ist in vielen Fällen der Prozess nicht standardisiert oder nicht beherrscht. Hier sind effektive Qualitätsverbesserungsmaßnahmen und Schulungsmaßnahmen erforderlich.

Powerpoint und Email reicht nicht zur Prozessverbesserung

Nach der Ursachenanalyse und Definition der Maßnahmen kommt der Hauptschritt bei der Verbesserung: Die Umsetzung. Dieser Punkt wird am meisten unterschätzt. Es dauert in der Regel länger, einen neuen Prozess bei allen Beteiligten umzusetzen, als ihn zu definieren. Aber in vielen Projektplänen ist die Umsetzung nach meiner Erfahrung zu kurz eingeplant. Wenn der Prozess einmal dokumentiert ist, ist er bei vielen Unternehmen schon eingeführt. 

Die vielen Probleme in den Prozessen werden bei solchen Prozess“verbesserungen“ nicht gelöst, es besteht die Gefahr, dass die Verbesserung zur Paperware in Berichten und Vorstellungen wird. Umsetzungsberatung bedeutet, nicht einen neuen Prozess per Email mit Powerpoint-Anlage zu versenden, sondern mit allen Beteiligten die neuen Prozesse zu diskutieren, die Änderungen erklären und den Beteiligten Hinweise und Anregungen zu geben, wie die neuen Prozesse in der Praxis allen Beteiligten nutzen.

Unterschätzen Sie den Aufwand für eine erfolgreiche Umsetzung nicht. Es wird sehr häufig nur ein Lippenbekenntnis als Umsetzung beschrieben. Hier ist tiefgreifende Veränderungsarbeit gefragt – und dafür brauchen Sie Experten, die schon viele Veränderungen umgesetzt haben.

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

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