Integrierte Prozesse – trotz Internet oder IT?

Viele Informationstechnik(IT)-Lösungen unterstützen die Unternehmen bei der Durchführung ihrer Prozesse. Aber in vielen Fällen endet die Prozessintegration an den Unternehmensgrenzen. Obwohl es zahlreiche Lösungen für das Internet gibt und auch zahlreiche Werkzeuge, wie das Business Process Management (BPM), sind bei vielen Unternehmen die Supply Chain Prozesse nicht mit Kunden und Lieferanten integriert.

Definition der IT-integrierte Prozesse

Unter IT-integrierten Prozessen verstehe ich Prozesse, bei denen aus einer Aktion eines IT-Systems eine Reaktion in einem anderen IT-System angestossen wird und die nachfolgende Antwort des zweiten IT-Systems vom ausgehenden System ohne manuelle Intervention verarbeitet werden kann. So z.B. wenn ein EDV-System für ein Commodity-Produkt einen Liefertermin bei zwei Lieferanten systemunterstützt erfragt, von beiden Lieferanten innerhalb von wenigen Minuten eine Antwort aus deren SCM-Systemen erhält und abhängig vom kürzeren Liefertermin bei einem der beiden Lieferanten dann die Bestellung auslöst, eine Bestellbestätigung erhält und diese Information in der Auftragsabwicklung verwendet.

Auch wenn dieser Prozess einfach klingt, wird dieser Prozess nur bei sehr wenigen Unternehmen vollständig von der IT unterstützt. Die meisten Systeme sind nicht darauf ausgelegt, eine durchgängige Prozesskette über Unternehmensgrenzen auszuführen. An den Schnittstellen zu einem anderen System werden die Informationen zwar per Rechner aufbereitet, aber in den wenigsten Fällen so, dass der Rechner auf der Gegenseite diese Information automatisch verarbeiten kann. Wenn die Daten über abgestimmte Datenfernübertragungsschnittstellen  (Electronic Data Interchange – EDI) an die Lieferanten übertragen werden, dann kann ein empfangendes System erst nach einer Weile diese Information aufnehmen, da die Verarbeitung der Daten in der Regel im Batch erfolgt und daher zeitversetzt geschieht. Dann werden im Lieferanten-System verschiedene Aktionen ausgeführt und eine Antwort gesendet, die nun auch vom ersten System in Quasi-Echtzeit zu verarbeiten sind.

Selbst in der EDI-Kette in der Automobilindustrie ist das Aussenden der Informationen in der Regel eine Einbahnstraße – Die Informationen werden von einem System an das andere gesendet, das zweite System sendet eine Empfangsbestätigung für die Information, aber keine inhaltliche Antwort zurück. Der Prozess ist deutlich schneller und weniger fehleranfälliger, aber nicht durchgängig, da die inhaltliche Antwort nicht in nahezu Echtzeit zurückgehen kann.

Einsatz von Webportalen

Wenn eines der beteiligten Unternehmen ein Webportal einsetzt, ist der Weg durch einen Medienbruch gekennzeichnet. In den meisten Fällen muss ein Mitarbeiter die Daten manuell abrufen, um die Daten verarbeiten zu können. Diese Abfrage ist in den seltensten Fällen genau zu dem Zeitpunkt, zu dem die Information erzeugt wurde. Auch wenn automatisierte Tools zur Auslesung der Daten aus den Webportalen genutzt werden, sind die Informationen nicht online verfügbar – denn in diesen Fällen wird nur in bestimmten Zeitabständen die Information gelesen.

In vielen Fällen kann die Antwort auch nicht im Webportal dann eingetragen werden, so dass viele Weblösungen Einbahnstraßen sind. Häufig werden dann die bekannten anderen Wege – Fax, Email oder Brief – genutzt, um den Kunden über die Ergebnisse zu informieren.

Handlungsbedarf

Das Umsetzen rechnerintegrierter Prozesse erfordert eine neue Herangehensweise an IT-Systeme. Die Nutzung von BPM-Systemen schafft einen ersten Schritt in Richtung von modernen Lösungen, die aber mit vielen Schnittstellen eine fragile Integration schaffen. Neben einer stärkeren Standardisierung von Schnittstellen sind ereignisgesteuerte Anwendungen erforderlich. Während die Desktop-Systeme durch die graphischen Benutzeroberflächen sehr stark ereignisorientiert aufgebaut sind, müssen die IT-Systeme für Unternehmen sich stärker diesem Paradigma nähern, damit die IT-integrierten Prozesse schneller Realität werden. Auch wenn die Anforderungen einfach klingen, ist die Umsetzung ein langer, harter Weg…

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

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