Soll-Prozesse dokumentieren

Wenn ich die letzten Diskussionen zu Soll-Prozessen Revue passieren lassen, dann wird mir immer klarer: Viel Prozessverbesserungen kommen über das Papierstadium nicht hinaus.

Beispiel 1: Großes, multinationales Unternehmen. Aufgabe Prozessdokumentation Sollprozesse

In einer Ausschreibung sucht ein großes, multinationales Unternehmen Unterstützung bei der Dokumentation von Best-In-Class-Sollprozessen. Es sollen die Ergebnisse von internen Teams durch einen Betreuer zusammengetragen und dokumentiert werden. Dazu sind mehrere Personen erforderlich, die an unterschiedlichen Standorten Teilprozesse betreuen.

Die Probleme, die ich bei dieser Aufgabenstellung sehe, sind vielfältig:

  • Es fehlt eine Zielsetzung und Strategie, was mit den Prozessen erreicht werden soll
  • Es fehlt eine klare Festlegung, wie die Prozesse als ganzes funktionieren
  • Es fehlt eine Abstimmung zwischen den Teilprojekten, da die Schnittstellenabstimmung nicht Umfang der Aufgabenbeschreibung ist
  • Es ist unwahrscheinlich, dass ein multinationales Unternehmen mit vielen Standorten, die unterschiedliche Geschäftsmodelle betreiben, mit einem Satz von Standardprozessen arbeiten kann
  • Das Unternehmen erarbeitet sich nicht die Fähigkeit, die Prozesse anschließend weiter zu entwickeln, da ein Teil der Kernaufgaben nach außen verlagert wurde.

Beispiel 2: Mittleres Unternehmen – Prozessdokumentation eines Teilprozesses

In einem mittleren Unternehmen soll ein Teilprozess, der über zwei Standorte verteilt ist, neu definiert werden. Der bestehende Teilprozess ist durch viele Schnittstellen, viele Telefonate, manuelle Tätigkeiten und hohen Zeitaufwand gekennzeichnet. Ein Sollprozess ist einfach dokumentiert, die Umsetzung ist aber nahezu unmöglich, da die Systemvoraussetzungen erst geschaffen werden müssen und da parallel inhaltliche Probleme von politischen Rahmendiskussionen überlagert werden. Statt an der Lösung zu arbeiten, werden die Probleme in den Vordergrund gestellt.

Bewertung und Empfehlung zur Prozessoptimierung

Abteilungsübergreifendes Prozessmanagement kann nicht durch die Beteiligten alleine gelöst werden. Statt der Eigeninteressenswahrung sollte eine Leistungsverbesserung des Unternehmens im Vordergrund stehen. Eine externe Sicht hilft, objektiver eine Lösung zu erarbeiten und mit Wissen von anderen Unternehmen und Branchen neuartige Ansätze aufzubereiten und umzusetzen.

Ohne Ziel ist jeder Schuss ein Treffer – ohne klare Ausrichtung ist jede Prozessdokumentation richtig. Ein erfolgreiches Prozessoptimierungsprojekt verfolgt ein Ziel, das möglichst konform mit der Unternehmensstrategie ist, identifiziert wesentliche Probleme im Istzustand und entwickelt einen machbaren Sollprozess, der die Fehler im Istprozess beseitigt. Die Unternehmensleitung arbeitet mit, um die notwendigen Änderungen umzusetzen und das Unternehmenswohl vor Partikulärinteressen einzelner Beteiligter zu setzen.

Das Unternehmen nutzt in einem derartigen Projekt den Input von Externen, um einen effizienten Prozess zur Prozessbeschreibung und -optimierung aufzubereiten und um zusätzliche Verbesserungsansätze einzubauen. Und nutzt die Erfahrung der Externen, um anhand von Pilotprojekten der Erfolg nachzuweisen.

Wenn Sie Unterstützung in einem derartigen Projekt im Bereich Supply Chain, Logistik, Produktion und Produktentstehung suchen, dann kontaktieren Sie BESTgroup.

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: