Prozesse in der Auftragsabwicklung optimieren

Mehr Umsatz und kürzere Lieferzeit – die Prozesse in der Auftragsabwicklung haben viel Optimierungspotenzial. In der Auftragsabwicklung zeigt sich, welche Unternehmen ihre Prozesse im Griff haben. Unternehmen, die ihre interne Prozesse definiert und ein adäquates Abbild in den IT-Systemen geschaffen haben, können Aufträge schneller erfassen, klären und machbare Termine abgeben. In diesen Unternehmen haben sich einige Änderungen in der Abwicklung ergeben.

Prozesse in der Auftragsabwicklung

Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben divergierende Auftragsabwicklungsprozesse. Ein Serienhersteller mit Lagerproduktion kann andere Prozesse nutzen als ein Unternehmen, in dem konfigurierbare Produkte oder auftragssspezifische Produkte verwendet werden.

Im ersten Fall – Lagerhaltige Produkte – bestellt der Kunde am besten direkt aus dem Katalog oder ein Verkäufer kann durch gezieltes Fragen die richtige Sachnummer bestimmen und den Auftrag im System erfassen. Bei Wiederholaufträgen und festen Kunden-Lieferantenbeziehungen kann das Unternehmen auch eine Kundensachnummer speichern und über diese Nummer den Auftrag anlegen. In der Regel ist bei diesen Aufträgen nur der Preis und der Liefertermin zu bestimmen, und dazu können Absprachen mit den Kunden, Preisstaffeln und eine definierte Liefertermin- und Verfügbarkeitsbestimmung im System gehören.

Im zweiten Fall ist eine Auftragsklärung im Erstbestellfall erforderlich. Für den Kunden ist der Unterschied sofort merkbar: Es gilt die Anforderungen zu klären und es werden viel mehr Fragen gestellt, bis eine Konfiguration oder eine saubere Spezifikation für das Produkt erstellt ist. Erst wenn das Produkt in allen Einzelheiten geklärt ist, können Preise und Termine vereinbart werden. Dazu sind die Anpassungen im System so erforderlich, dass die Aussagen kurzfristig gemacht werden können.

Prozesse für lagerhaltige Produkte verbessern

Für lagerhaltige Produkte gibt es einige Möglichkeiten, um den Aufwand und die Abwicklung zu optimieren. Wichtig ist für alle Optimierung, dass die Abwicklung der gesamten Prozesse im ERP-System funktioniert. Dazu gehört auch, dass die Terminbestimmung nicht über ausgelagerte Systeme oder auf manuellen Lösungen basiert. Hier sind viele Unternehmen nicht in der Lage, einen verlässlichen Liefertermin auf Knopfdruck zu generieren. Diese Fähigkeit trennt die Spreu vom Weizen, denn mit einer Terminbestimmung auf Knopfdruck kann der gesamte Prozess der Auftragsklärung optimiert werden. Natürlich kann bei geringer Variantenvielfalt genügend Lagerbestand vorgehalten werden, dass die Termine sich direkt aus der Lagerverfügbarkeit ergibt. In der heutigen Zeit der hohen Anforderungen sind aber die Variantenanzahl in der Regel so hoch, dass nicht alle Produkte auf Lager in den erforderlichen Stückzahlen liegen können. Deshalb gilt es auch in dieser Abwicklungsform, die Termine für eine Nachversorgung sicher bestimmen zu können.

Zusätzlich können durch Weblösungen die Auftragserfassungsaktivitäten auf den Kunden verlagert werden bzw durch eine Datenaustauschlösung die manuelle Erfassung von Daten verringert werden. Das macht aber nur Sinn, wenn die Verarbeitung der Informationen für die meisten Fälle automatisch erfolgt.

Prozesse in der Auftragsabwicklung für Variantenprodukte verbessern

Für variantenreiche Produkte, entweder als Konfigurations- oder als auftragsspezifischer Konstruktionsprozess, unterteilt sich der Auftragsabwicklungsprozess in drei Schritte

  1. Clean Product
  2. Clean Order
  3. Clean Delivery
Im ersten Schritt Clean Product ist die produktbezogene Auftragsklärung zu betrachten. Wie kann – durch Konfiguratoren auf der einen Seite und durch geeignete Auftragsklärungsprozesse auf der anderen Seite – das Produkt soweit geklärt werden, dass alle Daten für die interne Abwicklung ausreichend zur Verfügung stehen. Dabei ist das Wort ausreichend entscheidend, denn der Vertrieb und die EDV-Systeme haben recht unterschiedliche Vorstellungen für die Interpretation dieses Inhalts. Für diesen Schritt sind einige Voraussetzungen erforderlich, die in den meisten Unternehmen wegen der erforderlichen Entscheidungen nicht ausreichend dokumentiert sind.
Im zweiten Schritt Clean Order sind auf Basis der Produktdaten die Punkte Preis, Termin und Rechnungsabwicklung zu klären. Die Preisfindung ist ein wichtiger Schritt, bei der Terminfindung können die gleichen Produkte wie bei oben beschriebenen Lagerfertigung auftreten und bei Exporten sind die Rechnungsmodalitäten entscheidend.
Im dritten Schritt Clean Delivery geht es um die Abwicklung des Auftrags in der Supply Chain, vom Einkauf bis zur pünktlichen Lieferung. Je besser die Vorbereitung bis zum Schritt zwei ist, desto einfacher ist es, die Aufträge sicher abzuwickeln.
Optimieren lassen sich die Prozesse in allen drei Teilschritten, mit jeweils unterschiedlichen Aufgabenstellungen. Es ist aber erstaunlich, wieviele Unternehmen sich bei der Optimierung nur auf den Schritt drei konzentrieren.  Aus unseren Projekterfahrungen weiss ich, welches Potenzial in einem durchgängigen Auftragsbestimmungs-, Auftragsklärungs- und Auftragsabwicklungs-Prozess liegen kann.
Mit der richtigen Umsetzung können erhebliche Kosten pro Auftrag in der Auftragsklärung vermieden werden und die Durchlaufzeit erheblich gesenkt werden. Mit daraus resultierenden kürzeren Lieferzeiten kann ein Unternehmen deutlich wettbewerbsfähiger werden – Mehr Umsatz mit dem gleichen Personal in der Auftragsklärung ist dann keine Hexerei.

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

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