Prozess-Verbesserungs-Projekt-Portfolio optimieren

Wieviele Prozessverbesserungsprojekte werden in einem Unternehmen benötigt? Wieviele sind zu wenig, wieveile sind zuviel? Alle diese Punkte beantwortet das Portfoliomanagement, nur wenige nutzen es für ihre Verbesserungsprojekte. Hier eine Kurzanleitung, wie die Projekte gesammelt und bewertet werden können. Ziel ist es, die wichtigen Projekte mit den notwendigen Ressourcen zu versorgen, in dem unwichtige Projekte gestoppt werden und die wichtigen Projekte schneller beendet werden können. In Summe werden dann mehr Projekte abgewickelt.

Jäger und Sammler – die Liste der Prozessverbesserungsprojekte

Der erste Schritt zur Optimierung des Verbesserungsprojekt-Portfolios ist eine Liste der Projekte, die derzeit in Arbeit und geplant sind. Wenn in einem Unternehmen alle Verbesserungsprojekte aufgelistet werden, können sehr viele Erfahrungen entstehen: Entweder gibt es zuwenig (selten) oder sehr, sehr viele Projekte. Oder sind es nur Ideen?

Spreu vom Weizen trennen – die Projektbeschreibung

Zu jedem Projekt sollte eine einheitliche Beschreibung existieren:

  • Titel
  • Projektverantwortlicher
  • Projektstart
  • Geplantes Projektende
  • Ziel
  • Kurzbeschreibung
  • Projektmitglieder
  • Durchschnittlicher Zeitbedarf pro Projektmitglied
  • Budget für Investitionen oder externe Kosten

Für alle Projekte, die diese Beschreibung ausfüllen können, ist ein erster Schritt getan. Jetzt können die Projekte aussortiert werden, für die eine derartige Kurzbeschreibung nicht möglich ist. Diese Projekte sollten solange gestoppt werden, bis eine Projektbeschreibung vorhanden ist.

Erste Überprüfung – Haben wir ausreichend Ressourcen?

Mit einer ersten Liste können für die Projekte der durchschnittliche Ressourcenbedarf pro Monat bestimmt werden. Wenn die Anzahl der benötigten internen Ressourcen höher ist als das Angebot an Mitarbeitern bzw. deren Verfügbarkeit neben dem Tagesgeschäft, sind zu viele Projekte im Unternehmen in der Bearbeitung. Entweder müssen die Projekte effektiver arbeiten oder es müssen Projekte gestrichen werden.

Projekt nach Rang sortieren

Um eine Projektliste bearbeitbar zu machen, sollten die Projekte in eine Reihenfolge gelistet werden, die sich aus der Kurzbeschreibung ergibt. Wenn die Kurzbeschreibung und die Ziele nicht klar sind, ist eine Klärung mit dem Projektverantwortlichen erforderlich. Wenn die Projektliste sortiert ist, können die Projekte beibehalten werden, die mit Ressourcen versorgt werden. Die anderen Projekte müssen gestoppt werden, bis eines der anderen Projekte beendet oder wegen einer Prioritätsverschiebung gestoppt wird.

Neue Projekte starten

Wenn die Liste regelmäßig aktualisiert wird, fallen fertige Projekte aus der Liste und die nächsten Projekte können nachrücken. Wenn ein neues Prioritätsprojekt gestartet wird, sind die Informationen (s.o.) zu erfassen und der Ressourcenbedarf zu bestimmen. Für den Start dieses Projekts sind andere Tätigkeiten dann zu stoppen, bis wieder Ressourcen zur Verfügung .

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

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