Wie kann die Qualität der Prozessausführung geprüft werden?

In vielen Unternehmen sind Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern vorhanden: Es wird unpünktlich geliefert, die Daten stimmen nicht, es fehlen Informationen oder eine Leistung stimmt nicht. Häufig sind mögliche Ursachen die fehlerhafte Prozessausführung oder Ablauforganisation.

Um die Prozesse zu bewerten, kann jedes Unternehmen die Prozesse überprüfen. Dazu bieten sich zum Beispiel Prozess-Audits an. In einer formalen Prüfung werden die Prozessschritte betrachtet, die Prozesse einzeln bewertet, Probleme, nicht abgestimmte Schnittstellen identifiziert und Verbesserungspotenziale identifiziert.

Prozess-Audits sind ein gutes Hilfsmittel, um nach großen Veränderungen zu überprüfen, ob die Mitarbeiter richtig arbeiten.

Erfahrungen aus Prozessaudits

Im Rahmen eines Projekts habe ich in der letzten Zeit häufiger an Prozess-Audits teilgenommen. Dabei wurde geprüft, ob ein Unternehmen nach der Einführung eines neuen ERP-Systems die Prozesse vollständig im neuen System betreibt.

In mehreren Audits wurden mehrere Prozessketten durchgängig überprüft. Dabei wurden alle Einzelschritte dem Prozess entsprechend verfolgt. Bei jedem Prozessschritt wurde mit einer Checkliste der Schritt geprüft und nach verschiedenen Aspekten bewertet.

Bei der Bewertung traten umfangreiche Wissens-, Schulungs-, Bedienungs- und Systemlücken auf. In sehr kurzer Zeit konnten erhebliche Verbesserungspotenziale identifiziert werden und nach ihrer Fristigkeit in kurz-, mittel- und langfristig umsetzbare Maßnahmen eingeteilt werden. Es war für alle Prozessauditoren immer wieder aufschlussreich, wie weit das operative Doing von den ursprünglichen Planungen abwich. Auch wenn Schulungen stattgefunden hatten, selbst einfache Prozesse hatten sich verselbständigt und wurden teilweise mit erheblichen Mehraufwand ausgeführt.

Ein externer Auditor ermöglichte zusätzlich die Bewertung von gröberen Zusammenhängen. Während die Prozesse vielleicht funktionieren können, waren sie teilweise sehr ineffizient. Für die Identifizierung der größeren Verbesserungsansätze war der externe Blick extrem hilfreich.

Je konkreter das Prozessaudit betrieben wurde, desto aussagefähiger wurde es. Es ist erstaunlich, wie weit die Beschreibung der möglichen Ausführung von der tatsächlichen Ausführung abweicht.

Der Wert des Prozessaudits ergibt sich aus den sich anschließenden Umsetzungen. Wenn Sie einen guten Prozessauditor suchen, der Ihnen bei der Umsetzung der Verbesserungen helfen kann kontaktieren Sie BESTgroup.

 

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

Schreibe einen Kommentar

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s

%d Bloggern gefällt das: