Prozesse in der Produktentwicklung richtig optimieren

Bei einer Diskussion über die Optimierung einer Produktentwicklung fiel mir wieder auf, welche Unterschiede ein Audit und eine Beurteilung durch einen Experten mit Umsetzungserfahrung bringen. Wenn man bei dem Unternehmen die wesentlichen Punkte zum Projektmanagement im Sinne eines Audits betrachtet, lässt sich die Checkliste vollständig abhaken:

  • Prozessdefinition – vorhanden
  • Gates – vorhanden
  • Phasen – vorhanden
  • Portfoliomanagement – vorhanden
  • Ressourcenmanagement – vorhanden
  • Projekthandbuch – vorhanden
  • Projektplan – vorhanden

Es ist eine Struktur vorhanden, mit denen die Projekte arbeiten können und die nachvollziehbar ist. Die vorgegebene Struktur wird eingesetzt. Alle erforderlichen Elemente sind vorhanden, jedes Qualitäts- oder Kundenaudit wird bestanden – aber die Projekte laufen dennoch nicht richtig.

Nicht das „ob“, sondern das „wie“ ist entscheidend

Das Fazit meiner Beobachtung ist: Es geht nicht darum, alle möglichen Konzepte einzuführen, sondern darum ein Gesamtsystem einzuführen, bei denen alle Beteiligten und alle Elemente zusammenspielen.

Beispielsweise betrachten wir Gates. In dem Unternehmen gab es Gates, in denen die Ergebnisse mit den Fachabteilungen abgestimmt wurden. Ich kann unterschiedliche Ereignisse als Gate bezeichnen, aber ob es die Funktion eines Tores mit den drei Handlungsalternativen

  • Weitergehen,
  • Ende,
  • mit Anpassungen ein neues Gate durchschreiten

nach einer Gesamtdarstellung des Projekts erfüllt, ist dann fraglich. Für mich ist ein Gate eine Projektgesamtbewertung am Phasenende.

Es gibt zahlreiche Signale, dass ein Ereignis kein Gate ist: Es fehlen die wichtigen Entscheider, es werden an anderer Stelle Entscheidungen zum Projekt getroffen, es fehlen die Vorgaben, was zum Gate zu präsentieren ist oder das Projektteam kann unabhängig vom Ausgang des Gates weiterarbeiten.

Nach Auditcheckliste ist ein Gate ein Gate, wenn es so beschrieben ist und es auch tatsächlich nachweisbar stattfindet. Ob die inhaltliche Anforderung erfüllt ist, wird im Audit nicht geprüft.

Somit wiegt ein derartiges Audit ein Unternehmen in falscher Sicherheit: Es ist alles vorhanden, also kann nichts schiefgehen. Aber ein Best-Practice Gate ist etwas komplett anderes. Wenn ich mit der Erfahrung aus zahlreichen Gate-Einführungen das betrachte, dann fällt es mir schwer, dieses Auditergebnis zu akzeptieren. Ja es gibt Gates, aber nicht so, dass sie den Prozess effektiv unterstützen und ein Gesamtsystem mit den Prozessen bilden.

Projektmanagement in der Entwicklung ist ein System

Für ein funktionierendes System für das Projektmanagement müssen die acht Elemente: Prozesse, Entscheidungen, Teams, Werkzeuge, Ressourcenmanagement, Vorentwicklung, Pipelinemanagement und Portfoliomanagement vollständig aufeinander abgestimmt sein und im Verbund arbeiten. Daher ist keiner dieser Punkte losgelöst. Aber es muss als Gesamtsystem konzipiert sein, um erfolgreich zu sein. Dann ist es einfach, in dem System zu arbeiten.

Häufig bedeutet dies jedoch, dass das nicht ein Thema für die Entwicklungsabteilung ist, sondern das ganze Unternehmen muss daran zusammenarbeiten.

Achtung vor Auditergebnissen

In der Gesamtbewertung ist aber besonders wichtig: Nicht das Abhaken aller möglichen Konzepte ist wichtig, sondern die Konzepte müssen das Ziel des Unternehmens unterstützen und darauf ausgerichtet sein. Dann ist nicht zu bewerten, ob die Konzepte vorhanden sind, sondern inwieweit die Einführung der Konzepte die Erzielung der Unternehmensziele unterstützt.

Also: Ein Audit ist gut, die Konzepte sind in der Regel gut, aber das Optimum sind die richtigen Konzepte richtig eingeführt.

 

 

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

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