Mehr Mut in der Prozessoptimierung

In Diskussionen mit Unternehmen erlebe ich häufig: Es fehlt der Mut, eine größere Prozessveränderung anzugehen. Rosabeth Moss Kanter fordert in der HBR Mehr Mut im Management und der ist bei vielen Veränderungsprojekte auch erforderlich.

Hindernisse für eine Prozessoptimierung

Was hindert Unternehmen daran, die Prozesse zu optimieren? Viele Unternehmen erkennen einen Veränderungsbedarf, ob aus einem Benchmarking oder den Erfahrungen über viele Jahre, aber sie trauen sich nicht daran.

Aus meiner Sicht gibt es verschiedene Hindernisse

  • Fehlendes Verständnis der Anforderungen
  • Fehlendes Wissen um die Anpassung in den ERP-Systemen
  • Fehlendes Veränderungsmanagement
  • Fehlende Mittel, um den Erfolg oder Misserfolg zu messen
  • Fehlende Kapazität, um Veränderungsressourcen bereitzustellen

Verständnis der Prozessanforderungen

Wenn ich Marketing-Manager fragen, ob die Kundenanforderungen an die Prozesse bekannt sind, wird dieses immer bejaht. Aber die Frage, ob die Kunden eher eine höhere Liefertreue oder eine kürzere Lieferzeit wünschen, kann in den meisten Fällen von den Marketingabteilungen nicht sinnvoll beantwortet werden. Die häufigste Antwort ist natürlich beides, aber die Frage nach dem Kundenverständnis ist darauf gerichtet, zu verstehen, was für den Kunden wichtiger ist. Beide Wünsche sind verständlich, aber es können unterschiedliche Kundenanforderungen dahinter stehen. So ist in vielen Fällen wichtiger, dass die Unternehmen eine feste Lieferzeitangabe machen und die mit großer Sicherheit einhalten, als die Lieferzeit zu verkürzen. In manchen Fällen kann eine kurze Lieferzeit das Hauptkriterium zum Gewinnen eines Auftrags sein. Die Antwort hängt von den Kunden ab, es ist wichtig, dieses Kundenverständnis bei der Prozessoptimierung abbilden zu können.

Wissen um die Anpassungen im ERP-System

In einigen Projekte in der vergangenen Zeit war intern das Wissen nicht mehr vorhanden, die Systeme anzupassen oder die Ursachen für die Anpassungen zu bestimmen. Da weder die Vergangenheit verstanden wird noch die Zukunft gestaltet werden kann, haben sich einige Unternehmen in eine ERP-Anpassungsfalle gebracht. Sie haben keine Möglichkeit, Prozessverbesserungen zu implementieren und hadern damit, die Veränderungen anzustossen.

Häufig sind Anpassungen in der DV auch nicht möglich, weil ein Backlog von zahlreichen Änderungen erst bewältigt werden muss. Auch hier ist die Frage, ob die richtigen Kapazitäten für die Zukunftssicherheit des Unternehmens geplant wurden.

Veränderungsmanagement

Einige Unternehmen können Veränderungen nicht wirklich managen. Es werden viele Projekte gestartet, umfangreiche Analysen sind vorhanden und viele Papierkonzepte sind dokumentiert. Eine Veränderung ist aber erst wirksam, wenn die Prozesse effektiv verändert sind, also tatsächlich anders gearbeitet wird. Zwischen einem Konzept und einer Implementierung eines Konzepts wird der Aufwand immer wieder unterschätzt. Nur mit Powerpoint und Email lassen sich keine Konzepte umsetzen.

Die Unternehmen brauchen eigentlich ein Werkzeug, mit dem sie die Umsetzung der Konzepte verfolgen, z.B. die Reifegrad-Methode (vgl mein Buch).

Mittel, um Erfolg und Misserfolg zu messen

Viele Unternehmen arbeiten nicht faktenbasiert. Es bestehen keine Kennzahlen, die den Erfolg von Projekten nachweisen. Aus dem Bauch wird manchmal entschieden, wir sind besser geworden. Wenn man Kennzahlen verwendet. dann lassen sich die Ergebnisse der Veränderungen bewerten und es lässt sich schnell ableiten, ob nachkorrigiert werden muss.

Kapazität für Veränderungsressourcen

In vielen Unternehmen sind durch zahlreiche Einsparwellen die Ressourcen gestrichen worden, die Veränderungen im Unternehmen umgesetzt haben. Häufig ist die Organisation mit dem Tagesgeschäft ausgelastet, es fehlen die Freiräume, um eine Veränderung tatsächlich mit der Kapazität zu bearbeiten.

Ein typisches Beispiel ist die Nutzung von Studenten-Abschlussarbeiten und Studenten-Projekten für teilweise strategische Aufgabenstellungen oder die Einführung neuer Ideen. Was für die Studenten gut ist – eine interessante Herausforderung, Kennenlernen von Unternehmen, Umsetzen von neuen Ideen in die Praxis -. ist für die meisten Unternehmen hinterher ein Problem. Da das Wissen mit dem Studenten wieder gehen kann, sind die Ideen häufig nur in Papier implementiert, aber nicht in den Köpfen. Zweitens kennen die Studenten nicht alle Anforderungen und es werden nur Teillösungen geplant.

Aufruf zu mehr Mut in der Prozessveränderung

Erfolgreiche Unternehmen verbessern sich ständig. Aus dem Toyota-Produktionssystem kommt die Anregung der ständigen Unzufriedenheit und die Aufgabe, neue Veränderungen anzustossen, wenn die erfolgreiche Umsetzung der letzten Veränderung gefeiert wurde.

Ich empfehle den Unternehmen:

  • Schaffen Sie interne Kapazitäten für Prozessoptimierungen
  • Stellen Sie Ihre Leistungen spätestens alle fünf Jahre komplett auf den Prüfstand – Machen wir alles richtig, machen wir das Richtige?
  • Setzen Sie jährliche Ziele für Verbesserungen und definieren Sie Projekte, um die Verbesserungen zu erreichen.
  • Führen Sie eine Liste mit allen Veränderungsinitiativen im Unternehmen und verfolgen Sie den Fortschritt der Initiativen nach dem Umsetzungsfortschritt und Ergebniserfolg
  • Messen Sie kontinuierlich die operative Leistung des Unternehmens und starten Sie Aktionen, Maßnahmen und Projekte in Abhängigkeit von der Abweichungshöhe vom Zielwert
  • Lassen Sie externe Fachleute ein Audit über Ihre Prozesse machen, um die Prozesse zu bewerten. Hier geht es nicht um ein Audit, ob Sie nach den definierten Prozessen arbeiten, z.B. ISO-Zertifizierung, sondern um die Frage, ob Sie mit den richtigen Prozessen arbeiten
  • Prüfen Sie, ob Sie mit agiler Projektarbeitsweise die Änderungsgeschwindigkeit in Veränderungsprojekten erhöhen können
  • Führen heißt Fordern und Fördern. Fordern Sie mehr Prozessverbesserungen von Ihren Mitarbeitern. Helfen Sie Ihnen, damit diese die Prozessveränderungen auch umsetzen können. Nutzen Sie Studenten, um neue Ideen umzusetzen
  • Trauen Sie sich mehr Prozessveränderungen zu. Wenn Sie zögern, versuchen Sie, die Ursache für das Zögern zu ermitteln. Und arbeiten Sie erst darin, diese Ursachen zu beseitigen.

Nachhaltige Leistungsverbesserungen basieren auf umgesetzten Änderungen – ohne Veränderung keine Verbesserung!

Wenn über viele Jahre die Leistungen des Unternehmens nicht optimal sind, dann sollten Sie überprüfen, ob Sie nicht externe Unterstützung und damit neue Ansätze brauchen, um eineVeränderung anzustossen. Wenn Sie Unterstützung bei der Implementierung eines Prozessverbesserungssystem oder Unterstützung bei der Prozessoptimierung benötigen, dann kontaktieren Sie bitte die BESTgroup.

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

2 Responses to Mehr Mut in der Prozessoptimierung

  1. Patrick Paulsen sagt:

    Hallo Torsten, viele Unternehmer denken auch ganz einfach: Das eine Optimierung ihrer Geschäftsprozesse einfach zu teuer sei. Dass man dadurch aber enorme Kosten einsparen kann, dass vergessen viele von Ihnen. Leider!

    • Sehr geehrter Herr Paulsen,

      es geht um Prozessverbesserung, nicht um Automatisierung. Auch ohne große Investitionen lassen sich Prozesse vereinfachen, und dann ist eine Automatisierung hinterher einfacher. Das größte Problem ist ein komplexes Problem per IT lösen zu wollen! Erst systematisieren, vereinfachen, dann automatisieren. Dann ist es auch nicht so teuer…..

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