Prozesse optimieren – wie verändere ich Prozesse erfolgreich?

Es ist eine Binsenweisheit: Prozesse lassen sich häufig verbessern. Wenn jemand einen Prozess analysiert, dann stellt er schnell fest, dass der Prozess Verbesserungspotenzial hat. Eine Schwachstelle hier, hier ein Fragezeichen: Warum wird der Prozess so ausgeführt, wie er derzeit gehandhabt wird?

Aber wann ist ein Prozess optimal?

Das Optimum bedeutet nach Wikipedia das best erreichbare Resultat im Sinne eines Kompromisses zwischen verschiedenen Parametern oder Eigenschaften unter dem Aspekt einer Anwendung, einer Nutzung oder eines Zieles.

Wie wird ein Prozess optimal?

Unter Beachtung der Definition ist die Voraussetzung die Festlegung eines Ziels. Wenn das Ziel feststeht, lässt sich der Prozess auf dieses Ziel hin verbessern. Dann können neue Lösungen entwickelt werden und für die resultierenden Sollzustände kann ermittelt werden, bei welcher Lösung das Ziel am besten erreicht wurde. Wenn sich das Ziel ändert, kann sich auch das Optimum ändern.

Wie kann aber die Zielerfüllung verbessert werden?

Hier eine Handlungsanleitung:

1. Ziel festlegen und definieren
2. Istzustand erfassen
3. Lösungen entwickeln
4. Nachweis für die Auswirkungen der Lösungen auf das Ziel bringen
5. Beste Lösung auswählen bzw. aus bestehenden Lösungsansätzen mit einer Kombination zum besten Ergebnis führen
6. Lösung einführen

Die allgemeine Vorgehensweise ist sicherlich eher Allgemeingut. Heute steht allerdings der Punkt 4 im Vordergrund: Wie kann der Nachweis für eine Verbesserung eines Geschäftsprozesses gebracht werden?

Der Nachweis kann über verschiedene Wege gebracht werden:
1. Pilotierung, also Erprobung in einem abgegrenzten Umfang
2. Analytische Bestimmung, also mathematische Berechnung
3. Simulation, also durch eine Modellierung der Prozesse und einer Berechnung der Auswirkungen
4. Aus einem Benchmarkvergleich aus den Ergebnissen von anderen
5. Vermutung

Ich bin immer wieder erstaunt, wie häufig der Nachweis übersprungen wird. Eine Lösung sieht gut aus und wird voraussichtlich den Zustand verbessern. Also wird diese Lösung ohne Nachweis eingeführt.

Ich plädiere sehr stark dafür, durch einen Pilot oder über mathematische Wege einen Nachweis über die Verbesserung zu bringen, bevor ein optimierter Prozess in der Breite eingeführt wird. Es ist erstaunlich: Jeder hat einen PC zur Verfügung, der umfangreiche Berechnungen durchführen kann, aber wirkliche mathematische Optimierungen werden selten gemacht. Und wenn es kein mathematisches Modell gibt: Kann mit einer Erprobung der Nachweis gebracht werden?

Zahlen, Daten, Fakten – Nur mit diesem Ansatz lassen sich Prozesse nachhaltig verbessern.

Wie wäre es mit einem vielleicht verspäteten Vorsatz für 2014: Prozessveränderungen nur nach einem belastbaren Nachweis einführen!

Über Torsten Becker
Geschäftsführer der BESTgroup Consulting & Software GmbH http://www.bestgroup.eu, Autor des Buches Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren , Springer-Verlag, Berlin.

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